Conditions générales d'utilisation et de vente

Version 1.0 — 20 septembre 2026

Ces conditions régissent l'accès au Service Kolego et la mise à disposition de collaborateurs numériques par BACO CONSULTING & MANAGEMENT SRL à des clients professionnels.

Article 1 — Objet et acceptation

1.1. Les présentes conditions générales (les « Conditions ») régissent l'accès et l'utilisation du service Kolego (le « Service ») fourni par BACO CONSULTING & MANAGEMENT SRL, société de droit belge dont le siège est établi Rue de Septroux 20, B-4920 Aywaille, BCE 0736.620.176, TVA BE 0736.620.176 (« Kolego »), à toute entreprise ou indépendant qui y souscrit (le « Client »).

1.2. Le Service est réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité. En créant un compte, le Client déclare agir en cette qualité et disposer du pouvoir d'engager l'entreprise pour laquelle il souscrit. Les dispositions protectrices du consommateur ne s'appliquent pas.

1.3. Les Conditions sont acceptées lors de la création du compte, par une case à cocher explicite, et à nouveau lors de la souscription d'un abonnement. Elles prévalent sur tout document du Client, y compris ses conditions générales d'achat. Elles sont complétées par la politique de confidentialité et par l'accord de traitement des données (article 8), qui en font partie intégrante.

1.4. Kolego peut modifier les Conditions selon l'article 13.

Article 2 — Définitions

Collaborateur numérique : système d'intelligence artificielle mis à disposition du Client par Kolego, désigné par un prénom (Emma pour le premier d'entre eux), qui exécute des tâches définies pour le compte du Client.
Client final : toute personne qui entre en contact avec le Client via un Collaborateur numérique, notamment en écrivant à la Ligne WhatsApp.
Ligne WhatsApp : numéro de téléphone dédié au Service, souscrit par le Client auprès de l'opérateur de son choix, distinct de son numéro personnel, et relié par Kolego à la WhatsApp Business Platform de Meta.
Utilisateur : personne physique autorisée par le Client à accéder au Service sous son compte.
Données Client : toutes les données que le Client, ses Utilisateurs et ses Clients finaux confient au Service, y compris les conversations, photos, documents et paramètres.
Abonnement : formule payante donnant accès au Service pour une période mensuelle ou annuelle.
Période d'essai : période initiale de 14 jours pendant laquelle le Service est accessible sans facturation.

Article 3 — Le Service et les Collaborateurs numériques

3.1. Kolego met à disposition du Client un ou plusieurs Collaborateurs numériques. Au jour des présentes, Emma répond aux Clients finaux sur la Ligne WhatsApp, qualifie leurs demandes, collecte les informations utiles à un devis ou une intervention, propose des créneaux et prépare des rendez-vous, et transmet au Client ce qui requiert son intervention. Les capacités disponibles sont décrites dans l'application ; Kolego les fait évoluer selon l'article 10.

3.2. Les Collaborateurs numériques sont des systèmes d'intelligence artificielle. Ils s'en réclament dès le premier échange avec un Client final, conformément à l'article 50 du règlement (UE) 2024/1689. Le Client s'interdit de configurer ou de présenter un Collaborateur numérique comme une personne humaine.

3.3. Un Collaborateur numérique n'engage jamais le Client : il ne conclut pas de contrat, ne fixe pas de prix, n'accorde pas de remise et ne confirme pas un rendez-vous sans validation du Client dans l'application. Les propositions qu'il formule sont des préparations que le Client valide, corrige ou refuse. Le Client demeure seul responsable des engagements pris envers ses Clients finaux.

3.4. Le Client reconnaît qu'un système d'intelligence artificielle peut produire une réponse inexacte ou incomplète. Kolego conçoit, teste et surveille ses Collaborateurs numériques pour réduire ce risque, garantit qu'ils n'inventent pas d'information sur l'entreprise du Client et n'utilisent que les documents que celui-ci a autorisés, et met à disposition les moyens de relire et corriger. Le Client s'engage à consulter régulièrement l'application et à répondre aux demandes de validation qui lui sont adressées.

3.5. Le Service ne gère ni les devis ni les factures du Client, qui conserve ses propres outils à cet effet.

Article 4 — Compte, période d'essai et souscription

4.1. Le Client crée son compte sur my.kolego.app en fournissant des informations exactes et à jour sur son entreprise et la personne qui l'engage. Il désigne les Utilisateurs autorisés, gère leurs droits et répond de leurs actes. Les identifiants sont personnels ; le Client informe Kolego sans délai de tout usage non autorisé.

4.2. La souscription débute par une Période d'essai de 14 jours. Un moyen de paiement valide est enregistré à l'inscription, via la page de paiement sécurisée de Stripe ; aucun montant n'est prélevé pendant la Période d'essai. Le Client peut mettre fin à l'essai à tout moment depuis l'application ; à défaut, l'Abonnement choisi démarre automatiquement au terme des 14 jours et le premier prélèvement intervient à cette date.

4.3. Une seule Période d'essai est accordée par entreprise. Kolego peut refuser ou interrompre un essai en cas d'usage manifestement abusif ou contraire aux présentes.

4.4. Pendant la Période d'essai, le Service est fourni dans les mêmes conditions que l'Abonnement, y compris en matière de protection des données. Les données créées pendant l'essai sont conservées si un Abonnement suit ; à défaut, elles sont supprimées selon l'article 12.

4.5. Kolego peut proposer des codes promotionnels ; leurs conditions (durée, montant, éligibilité) sont indiquées au moment de l'offre et ne se cumulent pas sauf mention contraire.

Article 5 — Prix, facturation et paiement

5.1. L'Abonnement comprenant un Collaborateur numérique (Emma), la connexion d'une Ligne WhatsApp et un Utilisateur est facturé 99 € hors TVA par mois, ou 990 € hors TVA par an en cas de souscription annuelle. Les prix sont indiqués hors TVA ; la TVA belge en vigueur s'ajoute. L'abonnement téléphonique de la Ligne WhatsApp est souscrit et payé par le Client auprès de son opérateur ; il n'est pas compris dans l'Abonnement. Les Collaborateurs numériques supplémentaires et les options sont facturés au tarif en vigueur au moment de leur activation.

5.2. La facturation est mensuelle ou annuelle selon la formule choisie, d'avance, et prélevée automatiquement sur le moyen de paiement enregistré via Stripe. Kolego émet une facture électronique pour chaque prélèvement, disponible dans l'application.

5.3. Toute période entamée est due. Il n'est procédé à aucun remboursement ni prorata en cas de résiliation, de suspension ou de non-utilisation en cours de période, sauf disposition légale impérative contraire ou faute de Kolego établie.

5.4. En cas d'échec de prélèvement, Kolego en informe le Client et procède à de nouvelles tentatives pendant 14 jours. À défaut de régularisation, l'accès au Service est suspendu ; le Collaborateur numérique cesse de répondre et en informe les Clients finaux par un message fixe renvoyant vers le Client. La suspension ne libère pas le Client des sommes dues.

5.5. Toute somme impayée à l'échéance porte de plein droit et sans mise en demeure un intérêt au taux prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, sans préjudice des frais réellement exposés.

5.6. Kolego peut réviser ses prix. Toute hausse est notifiée au Client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur et ne s'applique qu'à la période suivante ; pour un Abonnement annuel, elle ne s'applique qu'au renouvellement. Le Client qui refuse la hausse peut résilier avant son entrée en vigueur, sans frais.

Article 6 — Usage raisonnable et obligations du Client

6.1. Usage raisonnable. L'Abonnement couvre un usage normal pour une petite entreprise, fixé à 200 conversations par mois et par Ligne WhatsApp. Une conversation s'entend d'un échange avec un Client final sur une période de 24 heures. Au-delà, le Collaborateur numérique ne cesse pas de répondre : il adresse au Client final un message fixe l'invitant à patienter, crée une tâche pour le Client et Kolego prend contact avec celui-ci pour adapter la formule. Kolego se réserve le droit de limiter un usage manifestement disproportionné ou automatisé.

6.2. Licéité. Le Client utilise le Service dans le respect des lois applicables, des présentes et des règles des plateformes tierces auxquelles il est relié, notamment la WhatsApp Business Policy et la WhatsApp Business Messaging Policy de Meta. Il s'interdit en particulier d'utiliser le Service pour envoyer des messages non sollicités, pour des activités illicites, trompeuses ou contraires aux bonnes mœurs, ou pour collecter des données qu'il n'est pas en droit de traiter.

6.3. Contenus. Le Client est seul responsable des Données Client et des documents qu'il confie au Collaborateur numérique. Il garantit disposer des droits nécessaires sur ces contenus et s'assure qu'ils ne comportent pas d'information dont la diffusion à un Client final serait illicite ou préjudiciable. Le niveau de confidentialité attribué à chaque document (privé, interne, partageable) est de sa responsabilité.

6.4. Obligations envers les Clients finaux. Le Client est responsable du traitement des données de ses Clients finaux. À ce titre, il informe ceux-ci du traitement (Kolego lui fournit un modèle d'information et le Collaborateur numérique y renvoie), il répond aux demandes d'exercice de droits, et il définit la durée de conservation applicable dans les limites de l'article 8.

6.5. Sécurité. Le Client protège ses identifiants, active les mesures de sécurité proposées et informe Kolego sans délai de tout incident affectant ses accès ou ses données.

6.6. Manquement. En cas de manquement grave ou répété aux présentes, Kolego peut suspendre le Service après mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours, ou sans préavis lorsque le manquement crée un risque immédiat pour des tiers, pour Kolego ou pour la Ligne WhatsApp (notamment un risque de blocage par Meta). La suspension ne donne lieu à aucun remboursement.

Article 7 — Ligne WhatsApp et services tiers

7.1. Ligne WhatsApp. Le Client souscrit, auprès de l'opérateur de son choix et à ses frais, un numéro de téléphone dédié au Service, distinct de son numéro personnel. Ce numéro lui appartient à tout moment ; Kolego n'en est jamais titulaire. Kolego relie ce numéro à la WhatsApp Business Platform pour le compte du Client, qui accepte à cette occasion les conditions de Meta applicables aux entreprises. Pendant la durée du contrat, le Client n'utilise pas ce numéro en parallèle sur l'application WhatsApp grand public, ce qui interromprait le Service. Il communique ce numéro à ses Clients finaux sous sa propre responsabilité.

7.2. Meta. L'acheminement des messages dépend de Meta Platforms Ireland Limited, dont les conditions s'appliquent au Client en sa qualité d'entreprise utilisant WhatsApp Business. Le Client reconnaît que Meta peut modifier ses règles, ses tarifs de messagerie ou restreindre un numéro en cas de non-respect de ses politiques ; Kolego n'en répond pas, mais assiste le Client pour rétablir le service dans les meilleurs délais.

7.3. Google Calendar et autres intégrations. Le Client peut relier des services tiers (agenda Google, import de contacts). Chaque intégration est facultative, activée par un Utilisateur via l'autorisation du service tiers, décrite dans l'application quant aux données auxquelles elle accède, et désactivable à tout moment. Le Client s'assure d'être autorisé à connecter le compte tiers concerné. L'usage des données Google respecte la politique Google API Services User Data, y compris ses exigences de Limited Use, comme décrit dans la politique de confidentialité.

7.4. Prestataires de Kolego. Kolego recourt à des prestataires pour héberger le Service, générer les réponses des Collaborateurs numériques et encaisser les paiements. Ils sont listés dans la politique de confidentialité et encadrés selon l'article 8. Kolego reste responsable envers le Client de l'exécution du Service.

7.5. Indisponibilité d'un tiers. L'indisponibilité ou la modification d'un service tiers (Meta, Google, fournisseur de modèle) hors du contrôle de Kolego ne constitue pas un manquement de Kolego. Kolego informe le Client de toute perturbation significative et met en œuvre les solutions raisonnablement disponibles.

Article 8 — Données personnelles

8.1. Rôles. Pour les données des Clients finaux et, plus généralement, pour les Données Client traitées dans le Service, le Client est responsable du traitement et Kolego est sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Pour les données de compte, de facturation et d'utilisation du Service, Kolego est responsable du traitement, dans les conditions de sa politique de confidentialité.

8.2. Accord de traitement des données. Les obligations respectives des parties en qualité de responsable et de sous-traitant sont fixées dans l'accord de traitement des données annexé aux présentes (l'« Accord »), qui en fait partie intégrante et prévaut sur les Conditions pour tout ce qui concerne la protection des données. L'Accord est publié à l'adresse www.kolego.app/dpa.

8.3. Engagements de Kolego. Kolego traite les Données Client uniquement sur instruction documentée du Client, dont les présentes ; garantit la confidentialité des personnes autorisées à y accéder ; met en œuvre les mesures de sécurité de l'article 32 du RGPD ; ne recourt à un sous-traitant ultérieur qu'avec l'autorisation générale du Client, en l'informant de tout changement au moins 30 jours avant qu'il ne prenne effet et en lui permettant de s'y opposer ; assiste le Client dans la réponse aux demandes d'exercice de droits, dans la notification des violations de données et dans la réalisation d'une analyse d'impact ; notifie au Client toute violation de données le concernant sans délai injustifié après en avoir eu connaissance ; et, à la fin du contrat, restitue puis supprime les Données Client selon l'article 12.

8.4. Instructions et conservation. Les durées de conservation sont celles de la politique de confidentialité. Le contenu brut des conversations (messages, photos, messages vocaux, documents reçus) est supprimé automatiquement 12 mois après la fin de la conversation, durée que le Client peut ajuster dans l'application sans dépasser 36 mois. Les fiches de ses Clients finaux sont conservées pendant la relation commerciale puis dix ans après la dernière intervention, sauf suppression demandée par le Client. Les demandes restées sans suite sont supprimées 24 mois après le dernier contact. Kolego applique ces durées par un mécanisme de suppression automatique. Une instruction du Client qui paraîtrait contraire au RGPD est signalée par Kolego avant exécution.

8.5. Transferts. Les Données Client sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires de Kolego sont établis aux États-Unis ; les transferts sont encadrés par les mécanismes du chapitre V du RGPD décrits dans la politique de confidentialité, et le Client autorise ces transferts par l'acceptation des présentes.

8.6. Intelligence artificielle. Le Client autorise Kolego à transmettre les Données Client nécessaires au fournisseur de modèle de langage, pour la seule génération des réponses du Collaborateur numérique. Ni Kolego ni son fournisseur n'utilisent ces données pour entraîner un modèle. Les conversations d'un Client ne sont jamais utilisées au bénéfice d'un autre Client.

Article 9 — Propriété intellectuelle

9.1. Le Service, ses Collaborateurs numériques, leurs prénoms, personnalités et méthodes de travail, le logiciel, les interfaces, la documentation et la marque Kolego sont et restent la propriété exclusive de Kolego ou de ses concédants. Le Client bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible du Service, pour ses besoins propres et pour la durée du contrat.

9.2. Le Client s'interdit de copier, décompiler, reproduire, revendre ou mettre à disposition de tiers le Service ou un Collaborateur numérique, d'en extraire les instructions ou d'en contourner les protections, et d'utiliser le Service pour développer un produit concurrent.

9.3. Les Données Client restent la propriété du Client, qui concède à Kolego le droit de les traiter aux seules fins de fournir le Service. Les réponses produites par un Collaborateur numérique pour le compte du Client peuvent être librement utilisées par celui-ci dans son activité.

9.4. Le Client autorise Kolego à mentionner son nom et son logo à titre de référence commerciale, sauf refus notifié par écrit. Aucun témoignage n'est publié sans son accord exprès.

Article 10 — Disponibilité, support et évolutions

10.1. Kolego fournit le Service avec soin et diligence, selon une obligation de moyens, et vise une disponibilité continue. Des interruptions planifiées pour maintenance sont annoncées à l'avance dans la mesure du possible ; des interruptions imprévues peuvent survenir, notamment du fait des services tiers de l'article 7.

10.2. Le support est assuré par e-mail à hello@kolego.app et dans l'application, les jours ouvrables belges. Kolego s'efforce de répondre dans un délai d'un jour ouvrable pour toute demande bloquante.

10.3. Kolego fait évoluer le Service et les Collaborateurs numériques, en ajoute et en améliore les capacités. Une évolution qui réduirait substantiellement une fonctionnalité souscrite est annoncée au moins 30 jours à l'avance ; le Client peut alors résilier sans frais avant son entrée en vigueur. Les fonctionnalités présentées comme « à venir » ne font pas partie de l'Abonnement tant qu'elles ne sont pas livrées.

Article 11 — Garanties et responsabilité

11.1. Kolego garantit que le Service est fourni conformément aux présentes et aux règles de l'art, avec des Collaborateurs numériques conçus, testés et surveillés pour ne pas inventer d'information sur l'entreprise du Client. Kolego ne garantit pas que le Service répondra à toutes les attentes du Client, qu'il sera exempt de toute erreur, ni qu'un Collaborateur numérique produira un résultat commercial déterminé (rendez-vous, devis signés, chiffre d'affaires).

11.2. Le Client demeure responsable des relations avec ses Clients finaux, des engagements qu'il valide, de la vérification des informations préparées par un Collaborateur numérique avant de s'en prévaloir, et du respect des lois applicables à son activité.

11.3. Kolego est responsable des dommages directs et prévisibles causés par un manquement établi à ses obligations. Sa responsabilité totale, toutes causes confondues, est limitée au montant hors TVA effectivement payé par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur. Cette limitation ne s'applique pas en cas de dol, de faute intentionnelle, de faute lourde, de dommage corporel, ni aux obligations de Kolego en matière de protection des données dans la mesure où la loi ne permet pas de les limiter.

11.4. Kolego ne répond pas des dommages indirects, tels que perte de chiffre d'affaires, de clientèle, d'opportunité, de données non sauvegardées par le Client, ou atteinte à l'image, ni des dommages résultant d'un usage du Service non conforme aux présentes, d'une instruction du Client, ou d'une défaillance d'un service tiers visé à l'article 7.

11.5. Le Client garantit Kolego contre toute réclamation de tiers, y compris de Clients finaux ou d'autorités, fondée sur un contenu qu'il a fourni, sur un usage non conforme du Service ou sur un manquement à ses obligations de responsable du traitement.

11.6. Toute action à l'encontre de Kolego doit être introduite dans un délai d'un an à compter du fait qui lui donne naissance.

Article 12 — Durée, résiliation et fin du contrat

12.1. Durée. L'Abonnement mensuel est conclu pour un mois et se renouvelle tacitement de mois en mois. L'Abonnement annuel est conclu pour douze mois et se renouvelle tacitement pour des périodes de douze mois ; Kolego rappelle l'échéance au Client au moins 30 jours avant le renouvellement.

12.2. Résiliation par le Client. Le Client peut résilier à tout moment depuis l'application, sans motif ni frais. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours ; conformément à l'article 5.3, la période entamée reste due et n'est pas remboursée.

12.3. Résiliation par Kolego. Kolego peut résilier un Abonnement mensuel moyennant un préavis de 30 jours, et un Abonnement annuel à son échéance moyennant un préavis de 60 jours. Kolego peut résilier sans préavis ni indemnité en cas de manquement grave non réparé dans les 8 jours d'une mise en demeure, d'impayé persistant au-delà du délai de l'article 5.4, de faillite ou de cessation d'activité du Client, ou de retrait définitif de la Ligne WhatsApp par Meta pour un motif imputable au Client.

12.4. Fin du contrat. À la date d'effet de la résiliation, l'accès au Service cesse et le Collaborateur numérique cesse de répondre ; un message fixe informe les Clients finaux pendant 30 jours que la ligne n'est plus active et renvoie vers les coordonnées indiquées par le Client. Pendant ces 30 jours, le Client peut exporter l'ensemble de ses Données Client dans un format structuré et couramment utilisé (JSON, fichiers d'origine pour les photos et documents). Passé ce délai, Kolego supprime les Données Client de ses systèmes de production, puis de ses sauvegardes lors de leur rotation, sous réserve des données que la loi impose de conserver (article 6 de la politique de confidentialité).

12.5. Ligne WhatsApp. Le numéro et l'abonnement téléphonique restent au Client. À la fin du contrat, Kolego déconnecte le numéro de la WhatsApp Business Platform et, à la demande du Client, l'en désenregistre afin qu'il puisse le réutiliser librement, y compris sur l'application WhatsApp. Le message fixe prévu à l'article 12.4 n'est diffusé que tant que le numéro reste connecté via Kolego, et au plus 30 jours.

12.6. Les articles 5 (sommes dues), 8, 9, 11 et 13 survivent à la fin du contrat.

Article 13 — Dispositions générales

13.1. Modification des Conditions. Kolego peut modifier les présentes pour tenir compte de l'évolution du Service, de la loi ou des règles des plateformes tierces. Toute modification est notifiée au Client par e-mail ou dans l'application au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut résilier sans frais avant cette date ; à défaut, la poursuite de l'utilisation vaut acceptation. Les modifications imposées par la loi ou nécessaires à la sécurité peuvent entrer en vigueur immédiatement.

13.2. Cession. Le Client ne peut céder le contrat sans l'accord écrit de Kolego. Kolego peut le céder à toute entité qui lui succède dans l'exploitation du Service, en en informant le Client.

13.3. Force majeure. Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement échappant à son contrôle raisonnable, y compris la défaillance générale d'un réseau, d'un hébergeur ou d'une plateforme tierce. Si l'événement dure plus de 60 jours, chaque partie peut résilier sans indemnité.

13.4. Preuve. Les journaux, enregistrements et données conservés dans les systèmes de Kolego font foi entre les parties, sauf preuve contraire.

13.5. Notifications. Les notifications sont valablement adressées à l'e-mail du compte du Client et, pour Kolego, à hello@kolego.app.

13.6. Nullité partielle et renonciation. Si une clause est jugée nulle, les autres demeurent applicables et la clause nulle est remplacée par une clause valable d'effet équivalent. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation.

13.7. Langue et intégralité. Les présentes sont rédigées en français, langue du contrat. Avec la politique de confidentialité et l'Accord de traitement des données, elles constituent l'intégralité de l'accord entre les parties.

13.8. Droit applicable et juridiction. Les présentes sont régies par le droit belge. Les parties s'efforcent de résoudre tout différend à l'amiable dans un délai de 30 jours. À défaut, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Liège sont seuls compétents.

Version 1.0 — septembre 2026.